Zeitmanagement – Gut strukturiert ins neue Jahr

Der Schulblock des Jahrgangs 2016/2018 neigt sich dem Ende zu. Eine Zeit, in der viel gelernt, gelacht und manchmal auch geweint wurde. Wie die Volontäre ihre Zeit gut einteilen, ihre Projekte managen können und in den Redaktionen ordentlich durchstarten, lernten sie jetzt in einem Zeitmanagement-Seminar.

Wer kennt das nicht? 18 Uhr, der Bauch knurrt, der Rücken tut weh und man möchte nach Hause. Aber der Blick auf die To-Do-Liste sagt einem: „Schon wieder nichts geschafft“. Das ist frustrierend und lässt die Motivation schwinden. Natürlich kann es sein, dass man einfach zu viele Aufgaben hat, wahrscheinlicher ist es aber, dass man seine Arbeit schlecht strukturiert. Besonders, wenn viele kleine Projekte nebeneinander erledigt werden müssen, fühlt man sich oft von der Menge der Aufgaben erschlagen und verliert den Überblick, was genau jetzt erledigt werden muss. Deswegen ist eine gute Planung wichtig und das Wissen, wie man sich selbst motivieren kann.

Damit die Volontären gut in den Arbeitsalltag starten können, zeigte Alexander Hoffmann-Kuhnt von Lucas Consulting ihnen, welche Zeitfresser einem im Job begegnen und wie man sie vermeiden kann. Da ist zum Beispiel das Smartphone, das ständig vibriert oder die Facebook-Nachricht, die man eben kurz beantworten möchte. Setzt man sich am Tag einen festen Zeitraum, in dem das Handy aus und die Facebook-Nachricht unbeantwortet bleibt, kann man produktiver arbeiten. Natürlich gibt es auch viele Zeifresser, die sich nicht vermeiden lassen. Wie das Warten auf einen Rückruf oder eine Mail. Jetzt keinen unnötigen Frust schieben, sondern sich mit der Situation abfinden.

Dabei kann einem das 60/20/20-Prinzip helfen. Es ist eine Methode um seine Arbeitszeit einzuteilen. 60 Prozent des Tages plant man für bereits bekannte Aufgaben ein. 20 Prozent für sogenannte „operative Überraschungen“, also für einen dringenden Gefallen, etwas, das vielleicht vergessen wurde, oder eben das Warten auf Rückrufe. Und die letzten 20 Prozent sind geplante Erholungszeiten. Denn wer erst dann eine Pause macht, wenn er vollkommen erschöpft ist, kann diese oft nicht ausreichend ausnutzen und geht genauso erledigt zurück an die Arbeit, erklärt Hoffmann-Kuhnt.

Motivation finden durch positive Visualisierung

Um sich über einen langen Zeitraum zu motivieren, lohnt sich immer wieder das positive Gefühl vor Augen halten, das man empfindet, wenn man etwas erreicht hat. Dass lässt sich auch in den privaten Gebrauch übernehmen. Wer z.B. Schwierigkeiten hat den inneren Schweinehund zu überwinden und nicht zum Sport will, sollte sich nicht vorstellen, wie anstrengend es gleich auf dem Laufband wird, sondern wie es sich anfühlt, wenn man nach dem Sport frisch und sauber aus der Dusche steigt.

Außerdem schlägt der Zeitmanagement-Experte vor, sich eine Aufgabensammlung anzulegen um den Überblick zu behalten. Sie kann in Bereiche aufzuteilen. Etwa in: Welche Aufgaben gibt es; Was ist in Arbeit; Wo warte ich auf Rückmeldung; Was habe ich geschafft? Das lässt sich besonders gut mit Post-It’s an einer Wand visualisieren, denn man kann sie nach Belieben hin und her schieben. Viele der Volontäre nutzen diese Variante schon für ihre Medienprojekte mit dem Online-Tool Trello.

Aber auch das Priorisieren der Aufgaben ist wichtig. Mit Hilfe des Eisenhower-Diagramms kann man Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen. Dinge, die sowohl wirklich wichtig, als auch wirklich dringend sind gehören ganz oben auf die To-Do-Liste. Dinge, die wichtig aber nicht so dringend sind, gehören entweder dahinter oder sollten eine feste Frist bekommen. Dringliches, dass nicht wichtig ist, kann man eventuell delegieren.

So lassen sich Aufgaben schnell und übersichtlich organisieren
Wichtig beim Zeitmanagement: Struktur. In einer Aufgabensammlung lassen sich Aufträge schnell und übersichtlich organisieren

Grenzen setzen und daran festhalten

Ist die To-Do-Liste bis zum Rand gefüllt und der Chef möchte, dass man noch eine Aufgabe vorzieht, kommt man oft in eine Zwickmühle. Alexander Hoffmann-Kuhnt schlägt vor in diesen Situationen den Vorgesetzten konkret zu Fragen, welche Aufgabe von seiner To-Do-Liste man für den neuen Auftrag aufschieben soll. Dann rutscht sie in der Dringlich- und Wichtigkeit nach hinten oder der neue Auftrag kann vielleicht doch warten.

Im Berufsleben ist es genauso wichtig wie im Privatleben, Grenzen zu setzen. Nicht nur sollte man selber wissen, wo seine Belastbarkeit endet, man sollte sie auch kommunizieren. Bittet ein Kollege oder ein Vorgesetzter einen um einen Gefallen, sollte man klar sagen: „Ja, das mach ich gern für dich.“ Nicht, „Ich schau mal“ oder „Eigentlich schon“. Und wenn man keine Zeit hat, darf auch das mit einem klaren „Nein“ kommuniziert werden. Genauso steht es mit Überforderung. Hat man tatsächlich zu viele Aufgaben, die man auch mit noch so guter Planung nicht erledigen kann, ist es in Ordnung jemanden um Hilfe zu bitten.

Zum Schluss stellte der Coach noch eine letzte Methode für das Zeitmanagement vor. Das Zukunftsinterview. Die Volontäre interviewten sich zu einem konkreten Ziel, dass sie für 2017 haben. Aber nicht aus heutiger Sicht, sondern in dem sie sich vorstellten es wäre schon Juli 2017. Welche Methoden hatten sie seit dem Seminar vermeintlich umgesetzt, was hatten sie dabei erreicht, wie nah sind sie ihrem Ziel gekommen, wo lagen Hindernisse auf ihrem Weg. Eine Methode die all das gelernte noch einmal verinnerlichte, einen dazu zwang sich konkret festzulegen und motivierte. Denn wie schön wäre es, wenn wir Mitte 2017 unser Ziel wirklich erreicht hätten?

 

Aline Prigge
Volontärin bei der Lust auf Genuss

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